Privacy policy

Privacyverklaring Vivell
September 2024

Natuurlijk gaan wij vertrouwelijk met al je gegevens om. Om je daarover beter te kunnen informeren hebben we deze privacyverklaring opgesteld. Heb je vragen over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact met ons op.

1. Over ons
Wat leuk dat je onze website bezoekt! Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je een verzoek indienen met betrekking tot jouw rechten, dan kun je ons via onderstaande gegevens bereiken.

Stichting Vivell
KvK-nummer 70507287
Contactpersoon: Naomi ter Bruggen
info@vivell.nl
020-7601170

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

a. Persoonsgegevens Vrijwilligers
Deze persoonsgegevens verwerken we (mogelijk) van vrijwilligers
Algemeen
a. Voor- en Achternaam;
b. Woonadres;
c. E-mailadres;
d. Telefoonnummer;
e. Geslacht;
f. Geboortedatum en Geboorteplaats;
g. Nationaliteit;
h. Culturele achtergrond;
i. Voertaal en overige talenkennis;
j. Eventuele beperking(en);
k. Social media accounts;
l. Gevolgde opleidingen en cursussen;
m. Bron van inkomsten en of je werkzoekend bent;
n. Rijbewijs;
o. Curriculum Vitae en werkervaring;
p. Overige vaardigheden;
q. Gehaalde certificaten zoals BHV en EHBO;
r. VOG;
s. WA-verzekering;
t. Allergieën;
u. Overige informatie die vrijwilliger aan Vivell heeft gegeven

Over de vrijwilligersbaan:
v. Datum in dienst en datum uit dienst;
w. Rooster en aantal werkuren per week;
x. Vergoeding (indien van toepassing);
y. IBAN (indien van toepassing);
z. Identiteitsbewijs (alleen bij VOG);
aa. Match en plaatsing bij organisatie;
bb. Weekstaten

 

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?
We hebben de persoonsgegevens van jou ontvangen via de website of per mail of tijdens het intakegesprek. Je hebt de informatie zelf aan ons verstrekt. Sommige gegevens hebben we zelf gecreëerd, zoals de datum van in- en uit dienst treden, het rooster, de uren die je werkt, de eventuele vergoeding, de match die wij maken tussen jou en een organisatie, de weekstaten en natuurlijk indien van toepassing de uitbetaling van de vrijwilligersvergoeding zelf.

b. Persoonsgegevens Organisaties
Deze persoonsgegevens verwerken we (mogelijk) van de contactpersonen van organisaties
a. Voor- en Achternaam;
b. Vestigingsadres
c. E-mailadres;
d. Telefoonnummer;
e. Geslacht;
f. Geboortedatum;
g. KvK nummer

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens van een contactpersoon bij een opdrachtgever, hebben we van de organisatie of van het contactpersoon zelf ontvangen. Vaak via de website of per e-mail en anders tijdens het intakegesprek. Het KvK nummer, voor zover dat een persoonsgegeven is, halen we uit het handelsregister of van een communicatiemedium zoals de website van de opdrachtgever.

c. Persoonsgegevens deelnemers burgeracademie
Deze persoonsgegevens verwerken we (mogelijk) van deelnemers aan de burgeracademie
a. Voor- en Achternaam;
b. Woonadres;
c. E-mailadres;
d. Telefoonnummer
e. IBAN

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?
Wanneer jij je opgeeft voor deelname aan de burgeracademie, via de website, per e-mail of telefoon, ontvangen we van jou je persoonsgegevens. Je IBAN krijgen we te zien wanneer je de betaling hebt verricht.

d. Persoonsgegevens Nieuwsbrief
Deze persoonsgegevens verwerken we wanneer jij je inschrijft op onze nieuwsbrief
a. Voor- en Achternaam;
b. E-mailadres;

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?
De gegevens kun je invullen wanneer je je aanmeldt, via de website, voor de nieuwsbrief.

3. Doeleinden
Om deze redenen verwerken we de persoonsgegevens
We verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer we dat van de wet mogen en voor de doeleinden die we hieronder hebben beschreven.

Vrijwilligerswerk
Om een vrijwilliger aan een geschikte organisatie te kunnen koppelen, hebben we veel informatie nodig. Bovendien moeten we na de match ook nog een aantal zaken registreren, zoals de beschikbaarheid van de vrijwilliger, het rooster en de werkuren en in sommige gevallen moeten we zorgen voor uitbetaling van een vrijwilligersvergoeding. Dit doen we zowel voor de vrijwilliger als opdrachtgever in het kader van de overeenkomst die we met ze sluiten. Zonder deze gegevens kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren. We bewaren deze gegevens tot zeven (7) boekjaren na het einde van de overeenkomst. Voor zover we persoonsgegevens verwerken met betrekking tot gezondheid, zoals beperkingen en allergieën, doen we dit altijd met toestemming van de vrijwilliger.

Leeftijd en diversiteit
Leeftijd, geboorteplaats en nationaliteit en andere gegevens over culturele achtergronden zouden gezien kunnen worden als bijzondere persoonsgegevens. We bemiddelen alleen voor vrijwilligers van achttien jaar en ouder. Daarnaast plaatsen we regelmatig vrijwilligers op projecten of bij organisaties die vragen naar mensen met een specifieke achtergrond. Bijvoorbeeld om diversiteit te waarborgen of betere aansluiting te verzekeren. Deze gegevens ontvangen we altijd met toestemming van de vrijwilliger.

Portal
Zowel de vrijwilligers als opdrachtgevers krijgen een eigen toegang tot ons portal. Hierin kunnen ze zien welke gegevens we hebben en kunnen deze eventueel zelf nog met andere informatie worden aangevuld. Al deze gegevens gebruiken we voor de uitvoering van de overeenkomst en we bewaren de gegevens daarom zeven (7) boekjaren, ook als de toegang tot het portal al eerder is gesloten.

Contactformulier of e-mail
Je kunt met ons contact opnemen via ons contactformulier of door een e-mail te sturen en je kunt natuurlijk bellen. We hebben dan een gerechtvaardigd belang om de gegevens die we op die wijze van jou hebben verkregen te verwerken. De inhoud van de e-mail of het bericht via het contactformulier, je naam en e-mailadres of telefoonnummer verwerken we het met doel om op je bericht te kunnen reageren. We bewaren deze communicatie maximaal zeven (7) jaar.

Nieuwsbrief
We versturen je graag een nieuwsbrief, omdat je klant bij ons bent of omdat je daar jezelf voor hebt ingeschreven. We verwerken daarom je naam en e-mailadres om je informatie en nieuws te kunnen sturen. We bieden onder elke nieuwbrief de mogelijkheid aan om je uit te schrijven. We bewaren je gegevens voor dit doeleinde, totdat je je hebt uitgeschreven.

Facturatie
Als je ons een opdracht hebt gegeven, dan verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die opdracht. Dat zijn in elk geval je naam en e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen versturen. Bij betaling zullen we bovendien te zien krijgen van welke rekening dit komt en wie de rekeninghouder is. We bewaren offertes, facturen en betaalgegevens zeven (7) boekjaren na het einde van de opdracht. Ditzelfde geldt voor de financiële gegevens die we nodig hebben om een vrijwilliger uit te kunnen betalen.

Burgeracademie
Wanneer jij je hebt ingeschreven voor de burgeracademie hebben we je persoonsgegevens nodig om je op de deelnemerslijst te kunnen zetten, zodat we weten wanneer het aantal plaatsen vol is. We kunnen je aanmelding pas als definitief beschouwen wanneer we je betaling hebben ontvangen. Om de overeenkomst tussen ons uit te kunnen voeren hebben we dus jouw gegevens nodig. Deze zijn bovendien nodig voor onze financiële administratie, daarom bewaren we de gegevens zeven (7) boekjaren.

4. Doorgifte
Ontvangers van persoonsgegevens
We delen jouw gegevens met de volgende partijen, waaronder onze verwerkers:
• Hosting van onze website;
• Website developer;
• Nieuwsbriefdienst;
• Server- en systeembeheerder;
• (Hosting van) ons CRM systeem;
• Outsourcingorganisatie Alembo;
• WPI (Gemeente Amsterdam);
• Boekhouder en boekhoudsoftware;
• Tijdregistratiesysteem;
• Marketingdiensten;
• Communicatiesysteem;
• Betaaldiensten.

Met onze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij hebben de door ons ingeschakelde verwerkers verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren.
Doorgifte derde landen
Bijna alle gegevens worden binnen de EER verwerkt, maar soms ontkomen we er niet aan ook diensten van buiten de EER in te zetten. Deze bedrijven zijn gevestigd in een door de Europese Commissie aangewezen adequaat land.

Als ze niet in een adequaat land zijn gevestigd, zijn er passende waarborgen getroffen of bindende bedrijfsvoorschriften vastgesteld. Meestal hebben we gebruik gemaakt van de EU model clauses. Hiervan kun je een kopie opvragen door ons een e-mail te sturen naar info@vivell.nl.

Links
Op onze website zul je links naar externe websites aantreffen. Door op een link te klikken ga je naar een website buiten deze website. Het kan zijn dat deze externe websites gebruik maken van cookies. Graag verwijzen wij hiervoor naar de cookie- of privacyverklaring van de betreffende website.

5. Jouw rechten
We informeren je graag over de rechten die jij hebt en de invloed die je kunt uitoefenen op de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op per e-mail via info@vivell.nl.

Inzage, rectificatie en wissing
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken en je mag vervolgens verzoeken deze te laten rectificeren of te wissen.

Beperking van de verwerking
Je hebt het recht ons te verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld, wanneer de gegevens niet meer juist zijn, de verwerking onrechtmatig is, we jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben of in afwachting van een beslissing op het bezwaar dat je gemaakt hebt tegen de verwerking.

Recht op bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Maak je bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan zullen we jouw persoonsgegevens daar niet meer voor inzetten.

Gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere partij kunt overdragen, wanneer je ons toestemming had gegeven om jouw gegevens te verwerken en wanneer de verwerking geautomatiseerd is gedaan.

Toestemming intrekken
Hebben we je gegevens voor een bepaald doel verkregen op basis van jouw toestemming, dan mag je deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Klachten
Heb je klachten over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan horen we die graag, via info@vivell.nl. Je hebt het recht je klachten in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Beveiliging persoonsgegevens
Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.

7. Cookies
Voor een zo goed mogelijke werking van onze websites plaatsen we cookies.

Een cookie is een klein bestandje dat door onze website wordt meegestuurd en door jouw browser op randapparatuur wordt geplaatst. De informatie die in de cookie is opgeslagen kan naar onze website teruggestuurd worden, wanneer je de website opnieuw bezoekt. Meer informatie over cookies kun je vinden op de website van ConsuWijzer: [http://www.consuwijzer.nl/telecom-post/internet/privacy/uitleg-cookies].

Social media
We willen het voor jou graag zo gemakkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via social media. Dit kan door middel van een aantal social media buttons. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke social media-kanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan.
• Facebook: [https://www.facebook.com/privacy/explanation]
• Instagram: [https://www.instagram.com/about/legal/privacy/?hl=nl]
• LinkedIn: [https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy]
• Twitter: [https://twitter.com/privacy]
• YouTube: [https://policies.google.com/privacy?hl=nl&gl=nl]

Analytische cookies
Omdat we graag willen weten hoe onze bezoekers de website gebruiken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij analytische cookies van Google Analytics. Via deze website worden er daarom analytische cookies van Google geplaatst. Deze cookies worden maximaal twee jaar bewaard.

Uitschakelen en verwijderen
Wil je de cookies uitschakelen of verwijderen? Dit kun je doen via je browserinstellingen. Gebruik eventueel de help-functie van je browser om te achterhalen hoe je dit kunt doen.

8. Wijzigingen
Het kan zijn dat we onze privacyverklaring moeten wijzigen, bijvoorbeeld omdat we een andere werkwijze zijn gaan hanteren. We zullen de nieuwe privacyverklaring altijd op onze website publiceren. Als de wijzigingen direct op jou van toepassing zijn, zullen we de wijzigingen ook direct met jou communiceren.